Aan de slag met het zakelijke web
by Jerry Houtman
Het web voldoet dus prima in onze sociale behoeften, maar internet verrijkt ons zakelijke leven minstens zoveel. Bedenk eens hoeveel e-mailverkeer er in het bedrijfsleven rond gaat, wanneer ik als werknemer van een klein bedrijf op een doorsnee werkdag al met gemak tien mails verzend. En wat te denken van het schrijven van teksten of maken van presentaties? De meest gebruikte software op kantoren is zonder twijfel Microsoft Office, het pakket waartoe Word, PowerPoint en Excel allemaal behoren.
Google Docs
Anno 2009 is het leven gehaast. Iedereen is druk, uiterst mobiel maar overal bereikbaar. Logisch gevolg is dat ‘werkplek’ niet langer een plaatsaanduiding is, maar verworden is tot een relatief begrip. Tegenwoordig werken we niet meer alleen vanuit het kantoor, maar ook vanaf huis, vanaf de universiteit, via de mobiele telefoon of vanuit een internetcafé. De werkplek is overal en nergens, maar het is lastiger wanneer je ook graag alle tekstbestanden, presentaties en spreadsheets bij de hand wilt hebben. Want Microsoft Office mag dan veelgebruikt zijn, met internet heeft het weinig te maken. Gelukkig zijn er een aantal goede alternatieven die wel online te gebruiken zijn. Google Docs (GDocs) is daar de beste en bekendste van.
De voordelen op een rijtje
- Werken achter meerdere computers kan ook zonder onpraktische USB-stick.
- Werken met GDocs is niet moeilijk; de interface en opties lijken veel op de software uit het Microsoft Office pakket.
- Mits er een werkende internetverbinding is kun je altijd de beschikking hebben over je software en documenten, waar dan ook via welk apparaat dan ook
- Het is eenvoudig om met meerdere mensen te werken aan hetzelfde document; je kunt gebruikers tot co-auteur, recensent of lezer maken. Herzieningen blijven opgeslagen zodat je altijd kunt terugkijken wie wat aanpaste
- Omdat je de software online gebruikt hoef je de software niet te updaten en gebruik je automatisch altijd de meest recente versie.
- Zoals we dat van Google gewend zijn is de boel licht en simpel. Ben je meer visueel ingesteld? Adobe heeft ook een goede online tekstverwerker in huis. Buzzword draait op Flash en ziet er dus veel gelikter uit, maar heeft minder functies.
GDocs bracht ons het allround draadloze kantoor, zodat de werkplek nu is waar je dan ook bent. Vooruit, dan toch één minpuntje: mobiele toepassingen zijn nog schaars, met name om te bewerken. Documenten inzien kan met o.a. MiGhtyDocs, dus bewerken is nog maar een kwestie van tijd.
Online agenda
Over tijd gesproken; weet je nog dat je vroeger je afspraken in een soort boekje stond te krabbelen? Eigenlijk maar een raar, onhandig ding en bovendien altijd kwijt, onderin je tas of niet in het goede gezelschap van een pen. Of helemaal een ramp: niet in mijn goede gezelschap. Dat is me in het verleden te vaak gebeurd, dus wilde ik die mogelijkheid uitsluiten. In december 2008 ben ik overgestapt op een volledige digitale agenda. Google Calendar (GCal) om precies te zijn, maar er zijn meer online agenda’s die prima te gebruiken zijn met veel, zoniet alle, van de functionaliteiten die Gcal ook heeft.
Je leven in je broekzak
De zoekmachinereus is allang niet meer enkel een zoekmachine. Google doet aan talloze webapplicaties, dus kon een online agenda niet ontbreken. GCal is krachtig en eenvoudig in gebruik. Omdat het zo lekker overzichtelijk is en Google gewoon hele sterke apps bouwt geven we weer een overzicht van de functionaliteiten:
- Afspraken die vaker voorkomen – zoals sport of college – kun bij invoeren dagelijks, wekelijks, op dinsdag en vrijdag of desnoods jaarlijks te laten terugkeren.
- Om een afspraak niet te vergeten kun je op ieder gewenst tijdstip een e-mail of SMS laten sturen
- GCal is prima te gebruiken voor het maken van afspraken met meerdere mensen. Iedereen krijgt automatisch een uitnodiging gestuurd (ook als ze geen Gmail adres hebben).
- Via “Openbare agenda’s” kun je feestdagen of sportwedstrijden in je agenda zetten.
- GCal kan worden gesynchroniseerd met diverse mailprogramma’s en applicaties en is uitstekend te gebruiken op mobiele telefoons.
- Je agenda’s blijven gesynchroniseerd, of je deze nu opent op je computer of op je mobiel. Als een geplande afspraak verandert, is dit onmiddellijk zichtbaar in de agenda voor mobiel. Andersom geldt hetzelfde, zodat je afspraken slechts eenmaal hoeft in te plannen.
Dat je een agenda in je tas vergeet te stoppen (of juist hem eruig te halen) is begrijpelijk, maar wie gaat er nu nog zonder mobiel de deur uit? Dus waarom zou je niet overstappen op een online agenda? Misschien omdat je (nog) geen smartphone hebt, maar dan nog is het handig om vanaf iedere computer je agenda te openen. Zeker in zakelijk opzicht is dat geen probleem meer. Sterker nog, toen ik mijn papieren agenda de prullenbak in mikte werd het min of meer noodzaak.
Fotocredit: hedonaut
