Hoe organiseer je een seminar? (deel 3)
by Vincent van Scherpenseel
Samen met twee studiegenoten organiseerde ik op 10 juni 2009 het seminar Van Offline Naar Online. In een serie artikelen geef ik in ‘how-to’ vorm een kijkje in onze keuken.
In het tweede deel werd het regelen van de locatie en sprekers behandeld. Verder legde ik uit hoe wij het publiek zoveel mogelijk wilden betrekken in het evenement door gebruik te maken van de SMS2Stage techniek. In dit deel behandel ik het aangaan van partnerships en het realiseren van de website.
#offlineonline
Voor de website claimde wij drie domeinnamen: vanofflinenaaronline.nl, offlinenaaronline.nl en offlineonline.nl. Om de website beheersbaar te houden maakten wij gebruik van het uitstekende open-source pakket ‘CMS Made Simple‘. Daarin konden wij vrijwel alle content beheren. Aangezien het ons als fervente twittergebruikers leuk leek om de #offlineonline hashtag als Tweetstream te gebruiken namen we dit als maatwerk in het CMS op.
De website was eigenlijk vrij snel gerealiseerd. Het enige onderdeel dat veel werk vergde was het aanmeldingsproces. In het aanmeldingsformulier moesten tot zes mensen zich kunnen registreren op 1 factuur. Daarnaast moest het ook mogelijk zijn om een kortingscode op te geven. Door de juiste kortingscode in te vullen (bijvoorbeeld: ‘SPOTLIGHT EFFECT’) werd voor alle opgegeven deelnemers het kortingstarief van EUR 49,- gerekend ipv EUR 75,-.
Uiteraard werden de aanmeldingen direct in de database opgeslagen en was er de mogelijkheid om via iDeal te betalen. Achteraf gezien was het een betere keuze geweest om gebruik te maken van payment providers zoals PayLogic. Zij nemen je ontzettend veel werk uit handen waardoor je je kan concentreren op waar het om gaat: het neerzetten van een interessant programma.
Cijfers zijn saai
Uiteraard zitten er ook minder leuke kanten aan de organisatie van een seminar. Een belangrijke daarvan was de administratie van uitgaven en inkomsten. De administratie en organisatie van het seminar deden wij vanuit dotBlue (V.O.F. van mij en Steven). Dit bood ons de gelegenheid om gebruik te maken van alle administratieve faciliteiten van dotBlue en het seminar neer te zetten vanuit deze organisatie.
Dit was een zeer goede stap: door ons te presenteren als dotBlue kreeg het seminar een professionele lading en waren alle zaken rondom BTW en KvK nummers ook direct geregeld.
Boeken, posters en bronwater
Gedurende het seminar bevindt je publiek zich niet alleen in de zaal. Zorg daarom voor een leuke (en professionele aankleding) tijdens de ontvangst, de koffiepauze en natuurlijk de borrel. In de koffiepauze (na de eerste twee sessies) en tijdens de borrel (na de laatste twee sessies) stond er een boekentafel gevuld met vakliteratuur voor de geïnspireerde deelnemer. Voor de dorstige deelnemer hadden wij flesjes bronwater met opdruk van ons logo gesponsord gekregen en uiteraard mochten ook de eventposters niet ontbreken.
Door de sponsoren dezelfde partner package als de sprekers aan te bieden konden wij redelijk eenvoudig sponsoren aantrekken. Door deze partnerships waren wij in staat om ook met een zeer beperkt budget toch een fraaie uitstraling te creëren.
Wordt vervolgd
Tot zover deel 3 van deze serie artikelen. In het volgende (en laatste) artikel in deze serie geef ik een verslag van hetgeen waar het allemaal om draait: het seminar.
