De volgende stap in Het Nieuwe Werken
by Tim van Letht
Het Nieuwe Werken is bij veel organisaties al helemaal ingeburgerd, en wie nog niet mee doet wordt flink aangemoedigd via campagnes en zelfs wetsvoorstellen. Zo ‘nieuw’ is Het Nieuwe Werken dus eigenlijk ook niet meer. Maar er zijn nog genoeg mogelijkheden om te blijven vernieuwen, in dit artikel een aantal suggesties voor het nieuwere nieuwe werken.
Geen vaste vakantiedagen meer
De prikklok is een van de eerste dingen die uit het kantoorbeeld verdwijnt als Het Nieuwe Werken wordt ingevoerd. Je wordt immers afgerekend op je resultaten, niet op de uren die je hebt gewerkt. Het bijhouden van vakantiedagen is echter nog wel verplicht in veel bedrijven, daar zou dan toch ook een eind aan gemaakt kunnen worden? Het bedrijf Red Frog in Chicago voerde die maatregel al met succes in, voordelen die ze behalen met onbeperkte vakantiedagen zijn:
- Medewerkers voelen zich enorm gewaardeerd en behandeld als volwassen mensen.
- Geen kosten meer voor dure IT systemen waarin vakantie-uren bijgehouden worden.
- Een super recruitment tool. De zin ‘onbeperkte vakantiedagen’ trekt een stuk meer aandacht dan ‘goede arbeidsvoorwaarden’ in een vacature.
Een écht paperless office
Printers zijn nog altijd terug te vinden in de kantoortuin. Weliswaar op een centrale plek en in minder grote aantallen dan voorheen, maar ze spugen dagelijks nog bergen met papier uit. Met de komst van tablets en lichtgewicht laptops zou het toch niet meer nodig moeten zijn om informatie die je net digitaal hebt ingevoerd, uit te printen. Tijd dus voor het echte papierloze kantoor. Het gebruik van bijvoorbeeld tablets levert veel voordelen op:
- Het werkt efficiënter: ooit al eens een stapel papier gezien met zoekfunctie?
- Geen lichamelijke klachten van de werknemer die met een berg papier moet sjouwen als hij een dag wil thuis werken.
- Goedkoper. De business case is bij veel gemeentes al rond, nu de bedrijven nog.
Bring Your Own Device (BYOD)
Bedrijven lopen op tegen de hoge kosten die de interne IT organisatie met zich mee brengt. De kosten voor het beheer van IT voorzieningen zijn enorm en vaak zijn de gebruikers ervan ook nog eens ontevreden, mede door de vaak gedateerde voorzieningen. Stop dus met de berg laptops die iedereen krijgt uitgereikt, laat de medewerkers er zelf een kopen. De term Bring Your Own Device dringt langzaam door in het bedrijfsleven, en de werking ervan is simpel: iedere medewerker krijgt een budget en kan daar zelf zijn IT voorzieningen mee betalen. De nieuwe generatie werknemers, de millennials of generatie Y, nemen vaak al zelf hun apparatuur mee omdat de voorzieningen op kantoor niet aan de behoefte voldoen. Daarnaast is de scheidslijn tussen werk en privé steeds vager, waarom zou je dan thuis twee laptops naast elkaar moeten gebruiken?
Het einde van E-mail
IT-dienstverlener Atos waagt zich eraan: over 18 maanden gaan alle mailsystemen uit. E-mail is de afgelopen jaren een van de grootste tijdrovende klussen geworden voor de gemiddelde kantoormedewerker, daarom is het beter om te kijken naar alternatieven. Privé neemt het mailgebruik bij veel mensen al enorm af, met de komst van sociale netwerken is het vaak gemakkelijker om via Facebook een uitnodiging te sturen voor je volgende feestje dan via e-mail. Genodigden kunnen aangeven of ze wel of niet komen, met een druk op de knop, zonder weer een mail terug te sturen. Die sociale netwerken kunnen ook prima zakelijk ingezet worden, al zal daar nog wel wat behoefte ontstaan om je PowerPoint presentaties te kunnen scheiden van je vakantiefoto’s in je netwerk.
De grootste uitdaging ligt bij de medewerkers die bij het stoppen van e-mail zich af gaan vragen of ze dan weer moeten bellen, of een brief schrijven, die hebben nog een duwtje in de rug nodig om met hun tijd mee te gaan.
Van videovergaderen naar flexibele ontmoetingsplaatsen
Een van de must-haves voor een kantoor dat voorbereid is op Het Nieuwe Werken is een videoconference ruimte. Een groot scherm, flinke camera en daarachter een dikke internetverbinding naar een ander kantoor om zo op afstand te kunnen vergaderen. Toch blijven die ruimtes vaak nog leeg staan, voor internationale bedrijven is het echt een uitkomst maar echte ontmoetingen blijven een belangrijke waarde houden. Met de grote hoeveelheid kantoorruimte in Nederland zou het een mooie stap zijn als ieder bedrijf een deel van zijn kantoor openstelt voor iedereen. Op die manier krijg je ook een stuk meer locaties tot je beschikking om af te spreken. Met behulp van App’s, die weten waar je bent en hoe je agenda eruit ziet, moet het zelfs mogelijk zijn automatisch een afspraak met iemand te kunnen prikken op een moment dat je dicht bij elkaar in de buurt bent. We digitaliseren dus niet volledig, de échte ontmoeting blijft belangrijk in het onderhouden van onze zakelijke relaties.
Het nieuwere Nieuwe Werken
Iets wat nog niet nadrukkelijk werd genoemd in dit artikel, maar wel de belangrijkste leidraad blijft voor Het Nieuwe Werken, is de cultuur binnen de organisatie. Alles valt of staat met de manier waarop een organisatie deze ontwikkelingen oppakt en ermee om gaat. Pionier dus vooral verder met nieuwe werkconcepten, maar houd je medewerkers én de omgang met elkaar scherp in de gaten.
Hoe nieuw ga jij nieuw werken dit jaar?
Photo: Flickr – arne
