Rally organiseren? Zo gedaan…!
by Pieter Smit
Op zaterdag 29 augustus zal het startsignaal worden gegeven voor eerste editie van de RAP Rally. Een ludieke puzzelrit met challenges a la Top Gear voor studenten en young-professionals. Zij rijden in zeven dagen van Amsterdam naar Boedapest in auto’s van minder dan €500,-. Het doel? Een opvangtehuis voor weeskinderen in Polen ondersteunen.
Een autorally speciaal voor studenten en young professionals, hartstikke gaaf natuurlijk! Maar hoe is dit project eigenlijk tot stand gekomen? Lees op Spotlight Effect het exclusieve verhaal achter de organisatie van deze rally.
Stap 1: Idee
In 2007 ondernam ik samen met een vriend een geslaagde roadtrip van de oost- naar de westkust van Amerika. Eenmaal terug in Nederland ontstond er na een marathon aan Top Gear-afleveringen en de nodige biertjes een spontaan en zeer uitdagend idee; ‘laten we een autorally organiseren à la Gumball Rally, maar dan voor studenten en young professionals’. Oftewel: houd het budget beperkt! Na een kleine zoektocht bleken er geen soortgelijke evenementen te bestaan. Hierop besloot ik het heft in eigen handen te nemen en zelf iets dergelijks op poten te zetten. Tijdens de zomer van 2008 broedde ik het idee uit.
Stap 2: Verzamel goede mensen om je heen
Uiteraard begint alles met een flinke dosis enthousiasme, maar aangezien dit project er in de vrije avonduren naast een Masterstudie en bijbaan naast geklust moest worden, is het enthousiasme van één persoon niet voldoende. Ik besefte dan ook vanaf het begin af aan dat ik snel (capabele) mensen om me heen net zo enthousiast als mijzelf moest maken, om zodoende meer slagkracht te verzamelen.
Na het planten van wat zaadjes tijdens verschillende borrels, volgende een vlammend mailtje binnen mijn onafhankelijk
Herengenootschap en kreeg ik al snel response van vijf gegadigden met ruime organisatorische ervaring die meer dan bereid waren hun spaarzame vrije tijd op te offeren om samen met mij dit mooie project te beginnen. Vanaf oktober 2008 werd
er tweewekelijks vergaderd, niet al te formeel: gewoon met het bord op schoot. Maar wel met een duidelijk doel voor ogen: voor de eerste keer een fantastisch mooie rally organiseren!
Vergadering op de maandagavond
Stap 3: Plan van aanpak
Waar het de eerste paar meetings nog een beetje snuffelen aan elkaar was en aftasten wat iedereen zijn eigen beeld bij de Rally was, gingen we al snel over tot het fabriceren van een Plan van Aanpak. Hierin werd de functieverdeling binnen de organisatie
vastgelegd (Voorzitter, Secretaris / Wedstrijdleiding, Penningmeester, PR & Communicatie, Deelnemerszaken, Sponsoring) en schetsten we een tijdlijn.
In het PvA werden ook afspraken vastgelegd hoe er samengewerkt ging worden: gezelligheid waar het kan, maar vrijblijvendheid was uitgesloten. Dit project zou alleen van de grond komen als we er daadwerkelijk de schouders onder zetten.
Daarnaast is ook besloten om één digitale omgeving met takenbeheer, agenda en bestandbibliotheek te gebruiken, zodat iedereen altijd online bij de laatste stand van zaken kan.
November 2008: opstellen tijdlijn
Stap 4: Bouw website en bluf je naar deelnemers
Aangezien de kas bij aanvang precies op nul euro stond, was de eerste voorwaarde dat er betalende deelnemers geworven gingen worden. Maar hoe werf je deelnemers zonder dat je ook nog maar iets simpels als de route al geregeld hebt? Bouw een website (gratis met Joomla), en presenteer jezelf met een onderbouwd, enthousiast en origineel verhaal. Dat er vervolgens nog niks daadwerkelijk geregeld is, is van minder belang, dat komt later wel. Via Hyves, Facebook en e-mail werden vrienden en bekenden bestookt om eens op een informatieborrel een biertje te komen drinken.
Waar er op ongeveer 20 deelnemers werd gerekend, stond na sluiting van inschrijving de teller op 38 deelnemers, verspreid over 15 teams (inclusief twee damesteams). Ver boven verwachting dus. Vervolgens incassocontractje bij de bank afsluiten en vervolgens 60 euro per maand per deelnemer incasseren voor zes maanden lang om jezelf van een positieve cashflow te voorzien.
Stap 5: Organiseer, organiseer, organiseer
En ja, daar sta je dan met 38 deelnemers in januari. Al snel werd het PvA er weer bijgepakt en werd het tijd voor actie in de spreekwoordelijke taxi. Ondanks dat er in januari nog geen concrete dingen waren geregeld, stonden de uitgedachte plannen al wel klaar en kon er geknald worden:
De route werd dichtgetimmerd, contact gezocht met een goed doel, hostels geboekt, wedstrijdreglement gebouwd, draaiboek voor de rallyweek gemaakt, terugvlucht geregeld, opdrachten voor onderweg uitgedacht, media benaderd, sponsoren aangetrokken, vergunning voor de start bij het Olympisch Stadion aangevraagd, etc etc.
Om de sfeer er bij de deelnemers in te houden is er elke maand geborreld, waarbij vanuit de organisatie telkens even kort werd uitgelegd wat er de afgelopen maand was gebeurd en wat er nog op stapel stond. Hoogtepunt was de borrel waarbij een aantal teams zich aan de hand van ingezonden filmpjes presenteerden.
Stap 6: Klaar voor de start? Af!
Op 29 augustus is het zover en zal het startschot gegeven worden en de eerste etappe naar Berlijn van start gaan. Er zullen zes etappes verreden worden, en per organisatielid is de verantwoordelijkheid voor één etappe toegewezen. In het geval van onvoorziene omstandigheden (ongelukken, pech onderweg etc.) zijn een aantal ‘what-if scenario’s’ uitgewerkt, en maatregelen genomen om de kans dat dit toch voorkomt zo klein mogelijk te maken. En als het dan toch gebeurd, dan het effect ervan te minimaliseren.
In elk geval staat vast dat 29 augustus om tien uur ‘s ochtends het startschot valt en er vijftien tot op het bot gemotiveerde teams het Olympisch Stadion in hun bolides zullen verlaten. De rest van de week is in een keurig draaiboek uitgewerkt, maar of de realiteit zich aan de planning van het draaiboek gaat houden is natuurlijk altijd even in gezonde spanning afwachten…
Stap 7: To be continued….
Dit is het eerste jaar dat de rally plaatsvindt en het is nog prematuur om het al tot groots succes te verklaren. Maar met enige bescheidenheid kan ik wel spreken van een succes met het van de grond krijgen van dit hele project. Ongeacht het verloop van de rally is het voor mij in elk geval een persoonlijke overwinning dat we al zover zijn gekomen, want een jaar geleden was dit nog enkel een ideetje in mijn achterhoofd.
De enige vraag die nog openstaat is of er voor volgend jaar weer zes man bereid zijn de uitdaging aan te gaan en een tweede editie willen organiseren. We zullen zien….
Openingsfoto: Flickr / Dorien Pfauth
