Van intranet naar community
Na de enorme veranderingen die de gemiddelde website op internet heeft doorgemaakt van eenrichtingsverkeer naar interactiviteit zijn nu de bedrijven aan de beurt. Want hoe speel je binnen een organisatie in op de web 2.0 ontwikkelingen? Of beter gezegd: hoe kun je er als organisatie beter van worden? Voor veel communicatiemanagers in het bedrijfsleven is het nog een oerwoud met weinig concrete mogelijkheden, want voordat medewerkers met elkaar online gaan samenwerken en er ook interactie plaats vindt zijn er nog een aantal obstakels te trotseren op de weg naar een nieuw intern werkconcept. De middelen zijn echter ruimschoots voor handen, veelal aangeboden door de huidige leveranciers van ICT producten, alleen weet de gebruiker daar vaak bar weinig vanaf.
Het intranet
Iedere zichzelf respecterende organisatie heeft er wel een: het intranet. Bij de een functioneert het beter dan bij de ander maar over het algemeen is het een plaats op het netwerk voor het uitwisselen van informatie. Sinds het ontstaan van het intranet is dit veelal een speeltje van de afdeling communicatie om medewerkers te informeren over allerhande zaken die spelen binnen het bedrijf. De vooruitstrevende intranetten hebben sinds enige jaren ook de stap gezet naar een reactie knop onder de berichten, hierdoor is er zelfs enige interactie ontstaan. Experts op het gebied van interne communicatie zoals Koeleman hebben er boeken over volgeschreven hoe je een succesvol intranet op poten zet, maar hoe je in deze tijd een intranet verder kunt ontwikkelen in de richting van een community roept nog veel vragen op, al zijn er via Google op diverse weblogs al wel uiteenzettingen te vinden wat de mogelijkheden zijn. Maar wat kun je er nu echt mee, en waarom zou je gaan investeren?
De mogelijkheden
De mogelijkheden van het nieuwe intern communiceren kun je vaak een op een kopiëren van de ontwikkelingen op het web. Zo zou iedere medewerker binnen een organisatie een uitgebreid profiel kunnen aanmaken dat verder gaat dan het bekende smoelenboek om te zien wie achter welke naam schuil gaat. Dit profiel zou bijvoorbeeld de competenties van iemand kunnen bevatten en vaardigheden of hobby’s die niet direct werk gerelateerd zijn. Stel je krijgt een verzoek vanuit het buitenland van een bedrijf dat geïnteresseerd is in hoe jouw organisatie functioneert, hierbij kan al heel snel een taalprobleem uit voort komen: het verzoek komt uit Spanje. Er is niemand die de Spaanse taal vloeiend beheerst binnen het management maar contact met de betreffende club zou wel een hoop voordelen op kunnen leveren. Een simpele zoekactie op het intranet laat zien dat de jongedame die dagelijks de telefoon opneemt ook vloeiend Spaans blijkt te spreken. Zij schuift aan om het ijs te breken bij de eerste ontmoeting en zie daar een eerste winst uit je eigen netwerk.
En dat is nog maar een simpel voorbeeld dat verder uitgewerkt zou kunnen worden in gericht competentiemanagement, bijvoorbeeld om de juiste mensen bij elkaar te brengen bij de start van een project. Maar ook voor het werven van personeel binnen de eigen gelederen. Wanneer een intranet echt tot een community omgevormd wordt kunnen ook de werkprocessen binnen de organisatie hiervan profiteren, bijvoorbeeld door projectteams eigen werkruimtes te geven waarin zij online informatie uit kunnen wisselen. Scheelt ook weer een hoop e-mail verkeer. Maar ook crowdsourcing kan plaats vinden in je eigen bedrijfsnetwerk, zo kan iedereen die een idee heeft kleine bijdrages leveren bij de ontwikkeling van een nieuw product. De mogelijkheden zijn eindeloos.
Waarom?
De stap naar een nieuw intranet met meer functies is niet heel moeilijk te verdedigen, door de gewenning van de gemiddelde nederlander aan web 2.0 zou het relatief eenvoudig moeten zijn om nieuwe toepassingen te introduceren. De winst die eruit is te halen is zoals hierboven omschreven ook zeer groot, zaken die voorheen nog niet op tafel komen kunnen door een betere samenwerking binnen de organisatie ineens wel gerealiseerd worden. En laten we ook niet vergeten dat de nieuwe generatie werknemers staat te schreeuwen om betere toepassing van nieuwe media. De bekende Generatie Y en sinds kort ook Generatie C hebben sociale netwerken zoals Hyves onderdeel uit laten maken van hun dagelijks leven. Deze groep mensen vindt het niet meer dan normaal wanneer zij in het dagelijks werk met soortgelijke middelen aan de slag kunnen gaan. Ook helpt deze manier van werken de kracht van een grote groep mensen optimaal te gebruiken, vooral wanneer iedereen de mogelijkheid heeft om zijn eigen steentje bij te dragen. Misschien maakt het de communicatieafdeling zelfs wel grotendeels overbodig als iedereen de rechten krijgt om nieuwsberichten aan te maken en informatie op het intranet aan te passen. De drempel om informatie aan te dragen en te delen kan hiermee voorgoed verdwijnen.
Aan de slag met bestaande middelen
De kosten zijn een belangrijk punt in de overweging om nieuwe stappen te zetten met het huidige intranet. Waar vroeger het intranet na veel werk online kwam met dank aan het duur betaalde bedrijf dat de technische kant verzorgde daar is het tegenwoordig een stuk gemakkelijker. Ook voor kleine en middelgrote bedrijven ontstaan hier veel mogelijkheden om met weinig kosten toch optimaal en digitaal samen te werken, denk bijvoorbeeld aan de content management systemen zoals Joomla die je simpelweg kunt downloaden en er gelijk mee aan de slag kunt gaan. Ook Microsoft biedt de helpende hand door het bekende SharePoint systeem verder door te ontwikkelen. SharePoint 2007 is de laatste versie die tevens inspeelt op de nieuwste mogelijkheden zoals het implementeren van blogs en wiki’s een koud kunstje is geworden. Bovendien helpt de naam van Microsoft en wellicht bestaande contracten met de softwareboer om het management binnen een organisatie te overtuigen hiermee aan de slag te gaan.
Helemaal mooi zou het zijn als een bedrijf zich durft te wagen aan een mashup en de poorten open gooit voor applicaties die gecombineerd kunnen worden op een bestaand netwerk. Een mooi voorbeeld is de implementatie van een eigen Twitter kanaal binnen de organisatie, iets waar veel diensten voor te vinden zijn en bij bedrijven als IBM en HP al gebruik van wordt gemaakt. Neem bijvoorbeeld Yammer, een tool die je zelfs als willekeurige medewerker van een organisatie kunt lanceren, zolang de IT-afdeling de site niet dicht gooit tenminste. Yammer werkt heel eenvoudig door je aan te melden met het mailadres van je organisatie, doordat het domein wordt herkent komen andere mensen die met hetzelfde domein aanmelden automatisch op het juiste afgeschermde kanaal terecht. Een minuutje werk en de eerste nieuwe applicatie is een feit.
Maar we zijn er nog niet
Voordat een bedrijf uitsluitend nog communiceert via haar eigen ‘Hyves’ zijn er nog veel stappen te nemen om het tot een succes te maken. Zo hebben we natuurlijk te maken met de doelgroep die de nieuwe manier van werken op zal moeten pakken, iets wat voor de jonge generatie weinig problemen oplevert zal voor veel vijftig plussers een ware nachtmerrie worden. Ook de beslissers binnen een bedrijf moeten overtuigd worden, alweer die vijftig plussers, om de stap te durven zetten naar nieuwe werkprocessen. Spetterende voorbeelden bij de concurrentie zijn er nog minimaal waardoor de drang naar vernieuwing hoogstwaarschijnlijk op zich laat wachten. Hier ligt een mooie taak voor de bedrijven die uiteindelijk ook zullen verdienen aan deze ontwikkelingen zoals Microsoft en Google. Beide bedrijven hebben zelf al de stap gezet naar een nieuwe omgeving voor medewerkers waarin zij via digitale middelen kunnen samenwerken, het zou goed zijn als zij hier harde winstcijfers uit kunnen halen om een aantal grote organisaties te overtuigen om verder te ontwikkelen. Tot die tijd hebben de communicatie- en management goeroes in ieder geval nog even de ruimte om hun gedachten op papier te zetten voor een nieuw handboek voor interne communicatie.
Interessant verhaal Tim, wat mij betreft verplichte kost voor iedere communicatieafdeling. Organisaties hebben inderdaad nog een hoop te leren als het aankomt op de mogelijkheden die internet te bieden heeft.
Wel denk ik dat de veelal reeds bestaande online profielen en accounts kunnen botsen met een bedrijfscommunity, of tenminste meer van hetzelfde kunnen inhouden. Denk bijvoorbeeld aan bedrijf A, waarvan alle werknemers lid zijn van de hyve.
Een ander probleem, dat bijvoorbeeld bij Yammer optreedt, is dat van domeinnamen. Veel bedrijfsaccounts maken gebruik van Outlook, maar door de gebrekkige compatibiliteit maken mensen voor online apps en tools vaker gebruik van Gmail, Yahoo! en Hotmail. Daardoor zal de gemiddelde werknemer niet snel buiten de mailaccount gebruik maken van de bedrijfsdomeinnaam. Misschien is de adoptie van OpenID door Outlook de oplossing?
Topstuk Tim!
Het is al mij altijd al enorm tegengevallen in hoeverre dit soort mogelijkheden worden benut. Ik werk bij het 2e online ad network in mijn jonge carriere en beide gebruiken het intranet niet, ja, om vrije dagen aan te vragen. Dus het is nog geen eens een communicatietool, maar meer een HR tool. En dit zijn internetbedrijven!! Serieus, als ik het woord ‘blog’ roep, word ik soms nog steeds vreemd aangekeken. Nu geeft dat ook wel weer aan hoever de samenleving is, ik denk dat de enige web2.0-applicatie (als je dat zo mag noemen) waar de gemiddelde persoon aan gewend is, YouTube is. Hoewel ik laatst compleet versteld stond toen ik erachter kwam dat mijn vader (bijna 60) iGoogle en LinkedIn gebruikt.
Om even terug te komen op de ad networks, ik zie een gigantisch gat in de markt voor een ad network met web2.0-kennis en -vaardigheden in huis. Hoewel deze bedrijven in het internetdomein opereren, zijn de werknemers vaak compleet onervaren met het medium zelf.
Helemaal mee eens Peter, heel herkenbaar! Het positieve hieraan is wel weer dat je al gauw als een soort internetgoeroe wordt gezien. Of mobile guru… :)
@Jerry dat is alweer een stap verder. Ik kan mij voorstellen dat medewerkers van een organisatie in een intern profiel meer informatie willen prijs geven doordat het afgeschermd is voor de buitenwereld. Hier liggen in ieder geval veel mogelijkheden. Je ziet overigens al dat in het geringe profiel van het bekende smoelenboek een extra regel wordt toegevoegd om een link te plaatsen naar een extern profiel zoals LinkedIn.
@Peter heel herkenbaar. Echter, bij grotere organisaties is een intranet vaak al van essentieel belang voor heldere en snelle communicatie.
Het verhaal van je vader die al gebruik maakt van LinkedIn en iGoogle zie ik ook om mij heen. Op zich is die generatie niet totaal vreemd van moderne applicaties, ze kunnen er vaak prima mee werken. Mede door de gebruiksvriendelijkheid ervan. Maar het daadwerkelijk toepassen als onderdeel van alle middelen die worden gebruikt laat vaak nog te wensen over. Het gaat niet automatisch. Al is dat iets waar ook onze generatie vaak nog iets van kan leren.
@Tim Ik heb nog nooit te maken gehad met intranet, en heb dus ook mijn gezicht nog niet terug gezien in een smoelenboek. Gelukkig kan ik me er een prima voorstelling van maken ;)
Interessant: hoe zouden studenten (ofwel de nieuwe generatie) die nog nooit met een intranet hebben gewerkt maar wel veel kennis hebben van de mogelijkheden, een intranet voor een organisatie inrichten? :-)