Hoe organiseer je een seminar? (deel 1)
Samen met twee studiegenoten ben ik bezig met het organiseren van het seminar Van Offline Naar Online. Aangezien het leerproces eromheen voor ons een belangrijke reden is om het seminar te organiseren leek het mij interessant om de opgedane ervaring met de lezers van Spotlight Effect te delen. In een serie artikelen zal ik in ‘how-to’ vorm een relaas geven van ons warplan en de belangrijkste valkuilen en learnings met jullie delen.
Tijd om onbekend terrein te verkennen
Elk event begint met een thema. Gezien onze sterke interesse in online marketing was dit een logische keuze als thema. Veel Nederlandse organisaties besteden nog steeds vrijwel elke euro aan traditionele marketing, online is voor hen onbekend terrein. We willen deze organisaties laten zien wat de mogelijkheden zijn van online marketing. Zeker nu er fors gesneden wordt in marketingbudgetten kan de transitie van offline naar online marketing zeer waardevol zijn.
Met het oog op kostenbesparing en het vergroten van de ROI van elke marketingeuro biedt de huidige economie ons een uitgelezen kans om in te haken op de actualiteiten. Probeer zoveel mogelijk in te haken op actualiteiten. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om persaandacht te krijgen. Verpak de boodschap van het seminar in de persberichten altijd als een nieuwsbericht. De kans dat je wordt meegenomen in een artikel is dan een stuk groter.
Er moet natuurlijk ook gedronken worden
Uiteraard moet een project zoals het organiseren van een event uitvoerbaar blijven, zeker als je hier vrijwel geen ervaring mee hebt. Bij B2B-seminars is het bieden van kwaliteit één van de belangrijkste doelstellingen. Omdat wij kwaliteit niet ten koste willen laten gaan van kwantiteit besloten wij het seminar gedurende een halve dag te houden in plaats van een volle dag.
Onderschat nooit de netwerkborrel: voor veel mensen is dit een belangrijke reden om een seminar te bezoeken. Maak van de nood een deugd; ervaringen uitwisselen en nieuwe mensen ontmoeten is belangrijk.
Clichés zijn waar: stel doelen
Om voor onszelf te bepalen wanneer het seminar een succes zou zijn stelden wij onszelf de volgende doelen:
- het bieden van een kwalitatief hoogstaand programma;
- het aantrekken van interessante sprekers van gerenommeerde organisaties;
- voldoende betalende bezoekers om de kosten te dekken;
- de kosten zo laag mogelijk houden.
Het is misschien een beetje een open deur, maar stel jezelf altijd doelstellingen bij het organiseren van events. Deze doelstellingen helpen je team een gezamenlijk doel na te streven en maken het mogelijk om na afloop van het event een eventueel vervolg op waarde te schatten.
Geen miljoenencircus als Ben Tiggelaar
Het organiseren van een seminar kost doorgaans zeer veel geld, in tegenstelling tot bijvoorbeeld de masterclasses van grootheden als Ben Tiggelaar moesten wij het doen met een beperkt budget. Het was dus zaak om de kosten zo laag mogelijk te houden door zoveel mogelijk zelf te doen, waardevolle sponsorships aan te gaan en slim om te gaan met het marketingbudget.
Zo kwamen we tot de thema’s
Na het vaststellen van het thema, het budget en de doelstellingen liepen we al vrij snel tegen een dilemma aan. Aangezien we slechts een halve dag tot onze beschikking hebben moesten we een selectie maken uit de diverse deelonderwerpen binnen het werkgebied van online marketing. We besloten ons te beperken tot vier onderwerpen.
Mindmap met de verschillende deelonderwerpen binnen het werkgebied van online marketing waar we vier onderwerpen uit selecteerden.
De eerste twee onderwerpen waren snel gekozen: e-mail marketing en search marketing. De redenatie hierachter is dat de kosten van deze kanalen relatief laag zijn en de ROI (mits goed ingezet) vrij hoog kan zijn. De overige twee onderwerpen bleken moeilijker te kiezen. Om toch een redelijk divers programma aan te bieden wilden wij twee onderwerpen kiezen die wezenlijk anders zijn dan search- en e-mail marketing maar toch aansluiten op het aanwezige publiek. Uiteindelijk kozen we voor viral marketing en mobile marketing. Viral marketing omdat dit in plaats van direct omzet te genereren vooral een sterke brandingfactor heeft. Mobile marketing omdat veel marketeers de mobiele telefoon nog steeds niet als een volwaardig marketingkanaal zien.
Het kiezen van een onderwerp lijkt misschien eenvoudig, dat is het echter niet. Je wilt de aanwezige gasten een divers en uitdagend programma aanbieden en tegelijkertijd aansluiten op het reeds aanwezige kennisniveau. Uiteindelijk valt en staat het seminar met de behandelde onderwerpen, besteed hier dus veel zorg aan.
Deel 2: hoe kom je aan geld?
Tot zover deel 1 van deze serie artikelen. In het volgende artikel wordt het bepalen van locatie en programma, het benaderen van sprekers en het aangaan van sponsorships behandeld.
Mocht je als lezer van Spotlight Effect interesse hebben om het seminar Van Offline Naar Online te bezoeken om je kennis uit te breiden of om te netwerken dan kan je gebruik maken van het gereduceerde tarief. Gebruik hiervoor de kortingscode ‘SPOTLIGHT EFFECT’ tijdens het inschrijven.
Dank voor de informatieve post Vincent! Ik ben benieuwd naar deel 2.
Hmm ben ook erg benieuwd naar deel 2, wanneer kunnen we die verwachten?
Begin volgende week verwacht ik deel 2 af te hebben :)