Een jaar zonder e-mail
Het is hem gelukt, een jaar geen e-mail voor Luis Suarez. Althans, hij heeft zelf geen mail gestuurd en volgende week is het een jaar geleden dat hij daarmee is begonnen. En met succes, want de specialist op het gebied van Knowledge Management bij IBM is al over de hele wereld bekend. Toen hij een jaar geleden stopte met het verzenden van e-mail kreeg hij nogal wat kritiek over zich heen, sommigen gaven hem een paar weken voordat hij er bij IBM uit zou liggen, anderen zagen geen mogelijkheid meer om te communiceren. Niets hiervan is uitgekomen, zijn baan is behouden en hij communiceert meer dan ooit. Maar dan op een andere manier.
E-mail als probleem in organisaties
Suarez snijdt met zijn actie een pijnlijk punt aan bij vele organisaties, de enorme overload aan e-mail die medewerkers iedere dag ontvangen. Alle oplossingen, tips en truuks ten spijt: het blijft een enorme last op de schouders van veel werknemers die voor hun werk afhankelijk zijn van een computer. Onderzoeksbureau Nielsen verwijderde onlangs de Reply-to-all knop bij al haar werknemers, als middel om het bedrijf van de mailterreur af te helpen.
De theorie van Suarez
In november was hij in Nederland om zijn verhaal te vertellen bij het Nationaal Innovatie Platform en eerder sprak hij ook op de Web 2.0 Expo in Berlijn. Maar ook op Volgens Suarez is het heel goed mogelijk om via andere middelen dan e-mail met elkaar te communiceren, dit heeft hij afgelopen jaar al laten zien. Volgens hem is het community denken belangrijk om met collega’s en vrienden te blijven communiceren, dit spreekt overigens ook deels voor zijn werk aangezien Suarez betrokken is bij de ontwikkeling van IBM Lotusphere. Door te communiceren via Twitter voorkom je overbodige e-mail voor korte berichten, daarnaast kun je via je een digitale omgeving binnen een organisatie prima bestanden en ideeen uitwisselen met elkaar. Ook hiermee blijft overzicht behouden en overload voorkomen.
Tips om je inbox in bedwang te houden
Er zijn natuurlijk nog veel tips om je inbox schoon te houden en daarmee tijd en energie te besparen. Enkele doeltreffende maatregelen zijn:
Een beter gebruik van e-mail levert forse kostenbesparingen maar vooral extra tijd op. Werk jij ook al outside the inbox?
Ik heb deze man zien spreken op Next08 in Hamburg en vond m zeer inspirerend. Probeer nu door middel van Google Docs en Twitter mijn emailverkeer te beperken.
Hebben jullie nog trucks?
Mijn inbox is mijn to do list. Als iets gedaan is of geen actie nodig is dan gaat het dus meteen in een map met de naam van de klant of een submap met projectnaam. Werkt vrij goed voor mij, maar onderhoud kost soms wel veel tijd.
Communiceren met klanten en collegas via
Twitter zie ik niet echt zitten, dat is open. En een dm is in principe gewoon een SMS dus maakt weinig verschil lijkt me. Bovendien zijn telefoon, msn en email al lastig genoeg om te managen, dus ook Twitter en google docs hierin betrekken maakt dingen iig in mijn werk een hoop chaotischer ipv gestructureerder.
@Peter je hebt ook gesloten varianten van Twitter: Yammer.com
Wat betreft werkmail sluit ik me bij Peter aan, mijn inbox fungeert als to-do list. Bovendien is bellen doorgaans veel te omslachtig, dan moet je weer notities maken wat ook niet echt handig is. Mailen werkt prima, zolang je de discipline hebt om jezelf niet te verliezen in onzinconversaties.
En tools als Twitter en Docs zijn weliswaar handig, maar pas wanneer jouw zakenrelaties hier ook mee (kunnen) werken.
Verder respect voor Suarez dat hij het probeert!
@EJ Ik heb wel een tip: mails beantwoorden, hoe kort het antwoord ook is, voorkomt nieuwe mail. Sommige mensen zien namelijk wel eens mail over het hoofd…
Heb Luis ook zien en horen spreken in Rdam. Erg goed verhaal. Volg nu al een tijdje zijn ontwikkelingen via twitter en blogs. En ben binnen Stedin mijn collega’s en medewerkers zo ver aan het krijgen om eens minder te gaan mailen en meer kennis te delen en de transparantie te verhogen. Krijg hiervoor alle steun van direct. Directeur is zijn eigen weekbericht al gestart op intranet. Verder hoop ik de steun van de nieuwe generatie te krijgen aangezien zij deze ontwikkeling zullen moeten trekken en gaan eisen… Tips zijn altijd welkom