Hoe organiseer je een seminar? (deel 2)
by Vincent van Scherpenseel
Samen met twee studiegenoten organiseerde ik 10 juni 2009 het seminar Van Offline Naar Online. In een serie artikelen geef ik in ‘how-to’ vorm een kijkje in onze keuken. In het eerste deel werd het kiezen van een thema en het bepalen van de onderwerpen en doelstellingen behandeld. In dit deel behandel ik de locatie, de sprekers en de interactie met het publiek.
Locatie afrekenen met je collegegeld
Voor seminars is het kiezen van een centrale locatie belangrijk. Omdat we alle drie aan de Hogeschool van Amsterdam studeren was onze keuze snel gemaakt. We betalen niet voor niets collegegeld, dus een presentatiezaal met twee beamers en een audio set-up was snel (en bovendien kosteloos!) geregeld. Het Leeuwenburg gebouw van de HvA is een centrale locatie aan de rand van het Amstel Businesspark, dat bovendien prima te bereiken is met het openbaar vervoer.
Onderwijsinstellingen in Nederland beschikken vaak over fraaie collegezalen die prima gebruikt kunnen worden voor seminars. Op momenten dat deze niet in gebruik zijn worden deze verhuurd aan derden. Als student biedt dat soms goede mogelijkheden :-).
Sprekers betaal je met wijn
Toen de onderwerpen eenmaal vast stonden was het zaak zo snel mogelijk sprekers te vinden. Zorg ervoor dat je de sprekers een goede tegenprestatie kan bieden, ook wanneer je met een beperkt budget werkt. Wij deden dit door een ‘partner package’ te creëren: een combinatie van zakelijke connecties, aanwezigheid in alle communicatieuitingen, drie gratis kaarten en natuurlijk het welbekende flesje wijn. Voor veel bedrijven is het interessant om op seminars uitgenodigd te worden om hun merkbekendheid te vergroten en als het even kan om nieuwe business binnen te halen.
Wakker publiek
Het opstellen van het programma is ontzettend leuk om te doen. Het is belangrijk om je bezoekers te vermaken met een uitdagend en afwisselend programma. We weten allemaal hoe moeilijk het soms is om langer dan een uur aan een stuk te luisteren. Zorg ervoor dat de sessies niet te lang duren en wissel deze af met (korte) pauzes. Tip: probeer de ‘zware’ presentaties als eerste te doen en de ‘makkelijkere’ presentaties op het laatste. Naarmate de dag vordert zal de attentiespanne van het publiek afnemen. Niet voor niets dus dat we de sessies over virale marketing en mobile marketing voor het tweede deel van het seminar planden.
Bekijk het uiteindelijke programma van Van Offline Naar Online.
SMS naar Richard Branson
Om het publiek te blijven boeien moet je zorgen voor veel interactiviteit. Maar bij grotere groepen wordt het lastig om dat zonder microfoon versterking te doen. Op zoek naar een oplossing dus. Rond deze tijd was het Nederlandse Sendsteps volop in het nieuws met haar SMS2Stage technologie waar studenten Omar Kbiri en Lennard Hulsbos gretig gebruik van maakten om Richard Branson om een lift te vragen. Sendsteps was bereid haar technologie kosteloos beschikbaar te stellen waardoor wij Powerpoint interactiviteit via SMS konden bieden aan de deelnemers.
Wordt vervolgd
Tot zover deel 2 van deze serie artikelen. In het volgende artikel wordt het aangaan van de overige partnerships en het realiseren van de website behandeld. (Lees hier deel 1)
